O SIEF é o Sistema de Incentivos à Eficiência da Despesa Pública, que visa atribuir incentivos de estímulo à melhoria da eficiência da despesa pública.

Os incentivos previstos visam estimular iniciativas geradoras de melhorias de eficiência, nomeadamente aquelas que se traduzam em redução de despesa numa ótica consolidada, garantindo, concomitantemente, o cumprimento da missão dos serviços bem como a adequada prossecução das suas atribuições.

O SIEF aplica-se a equipas dos organismos do subsetor da administração central, com exceção das entidades públicas reclassificadas (EPR).
Entende-se por «equipa» o conjunto de dirigentes (v.g., chefes de divisão, diretores de serviço e diretores-gerais ou equiparados) e trabalhadores de um ou mais órgãos, serviços ou unidades orgânicas de organismos do subsetor da administração central (exceto EPR), até ao limite máximo de 40 efetivos.

São elegíveis as iniciativas geradoras de melhorias de eficiência, nomeadamente aquelas que se traduzam em redução de despesa numa ótica consolidada de, pelo menos, EUR 50.000 euros, garantindo, concomitantemente, o cumprimento da missão dos serviços bem como a adequada prossecução das suas atribuições.

O SIEF não está limitado a um conjunto predefinido de áreas de despesa. No entanto, e meramente a título de exemplo, destacam-se os procedimentos de aquisição ou locação de bens e serviços, de empreitadas de obras públicas, de gestão de recursos humanos e de gestão de património imobiliário público. 

Os incentivos à melhoria de eficiência podem assumir a natureza de incentivos financeiros ou não financeiros, que podem ser cumulados.
Os incentivos financeiros correspondem a uma prestação pecuniária.
Os incentivos não financeiros incluem, entre outros, a promoção de ações de formação profissional, a criação de condições para experiências de trabalho em instituições internacionais, a promoção do recurso ao teletrabalho e a melhoria da oferta de amenidades, nomeadamente, salas de refeição e espaços sociais e de convívio.

O valor dos incentivos a distribuir pela equipa em cada ano é de 50% do montante referente à redução de despesa, até um limite anual global de 100% da massa salarial mensal da equipa responsável pela melhoria de eficiência.
O valor dos incentivos corresponde à soma dos incentivos financeiros com os custos associados aos incentivos não financeiros.

Os incentivos a atribuir não prejudicam o disposto na secção V da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas, nem o disposto na Lei que estabelece o sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na administração pública.

Os incentivos financeiros são distribuídos de forma proporcional à remuneração mensal de cada membro da equipa, sendo os incentivos não financeiros distribuídos de forma equitativa pelos membros da equipa.

Caso existam efeitos de redução de despesa validados, que traduzam a recorrência anual de uma mesma poupança, os mesmos são considerados para atribuição de incentivos até um limite máximo de 4 anos, sujeitos aos limites já referidos (50% do montante referente à redução de despesa, até um limite anual global de 100% da massa salarial mensal da equipa).

Para apresentar candidatura deve ser preenchido o respetivo formulário com as informações requeridas, o qual deve ser submetido acompanhado dos documentos que devem ser apresentados com a candidatura (ver Quais são os documentos que é necessário apresentar, em conjunto com o formulário da candidatura?).

O formulário para submissão da candidatura está disponível em https://www.sief.gov.pt na página inicial, através do botão "Candidatura", que permite aceder ao SIEF.

O acesso ao SIEF é feito via SGU Sistema de Gestão de Utilizadores. Para obter o seu login de acesso contacte o administrador do SGU do seu organismo. Para mais informações, veja o Manual de Acesso em Ajuda > Manual de Acesso.

O prazo para apresentação da candidatura termina no dia 31 de dezembro do corrente ano.

A candidatura deve conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
a) A designação, o número de identificação fiscal e tutela do organismo ou serviço da administração direta ou indireta do Estado onde se insere a equipa proponente da candidatura;
b) A identificação, categoria, vencimento mensal ilíquido e unidade orgânica onde exercem funções, dos trabalhadores e dirigentes incluídos na equipa responsável pela execução das medidas previstas na candidatura, bem como do seu representante e do respetivo endereço de correio eletrónico para notificações e outros contactos;
c) A caracterização da candidatura e dos resultados previstos alcançar, com indicação de todos os custos diretos e indiretos, registos e respetivas fontes de informação, objetivos e indicadores quantificados;
d) A economia de recursos financeiros a alcançar, que terá de ser sempre igual ou superior a 50.000 euros, com a indicação das correspondentes rubricas de classificação orçamental;
e) O plano operacional e prazo de execução da candidatura;
f) A informação histórica da despesa associada às medidas a implementar, os indicadores de atividade com correlação direta com a candidatura e respetivos resultados obtidos nos últimos três anos;
g) A desagregação dos incentivos a conceder e respetiva quantificação por cada membro da equipa;
h) A declaração sob compromisso de honra do representante da equipa sobre a fiabilidade e integralidade da informação prestada na candidatura, assegurando ainda a manutenção da fiabilidade e integralidade dos registos durante a execução da mesma;
i) A declaração sob compromisso de honra do dirigente máximo reconhecendo o interesse da candidatura e a sua sustentabilidade no âmbito das atividades a desenvolver pelo serviço ou organismo, assegurando o elevado desempenho dos serviços;

A submissão da candidatura compreende obrigatoriamente a apresentação dos seguintes documentos:
a) formulário da candidatura devidamente preenchido;
b) declaração sob compromisso de honra do representante da equipa sobre a fiabilidade e integralidade das informações prestadas, assegurando ainda a manutenção da fiabilidade e integralidade dos registos durante a execução da candidatura, constante do formulário de candidatura, devidamente assinada; e
c) declaração sob compromisso de honra do dirigente máximo reconhecendo o interesse da candidatura e a sua sustentabilidade no âmbito das atividades a desenvolver pelo serviço ou organismo, assegurando o elevado desempenho dos serviços, devidamente assinada.

A equipa deve dar conhecimento da candidatura ao membro do Governo da área setorial, pelo menos 10 dias úteis antes da submissão da mesma.

A Inspeção-Geral de Finanças (IGF).

O prazo para a comunicação do resultado da avaliação preliminar é de 20 dias úteis após a receção da candidatura. A candidatura é objeto de avaliação preliminar pela IGF, que transmite o resultado dessa avaliação preliminar à equipa no prazo de 20 dias úteis.

Ainda que não seja aceite, o plano operacional que consta na candidatura pode ser implementado pela equipa e prosseguir de forma autónoma, fora do âmbito do SIEF. Nestes casos, uma vez que a candidatura não é aceite no âmbito do SIEF, estas iniciativas não são elegíveis para a atribuição dos incentivos que integram o SIEF.

Concluída a implementação das medidas operacionais e apurados os respetivos efeitos de redução de despesa, é necessário enviar à IGF, no prazo de 20 dias úteis, o relatório de execução contendo a evidência do cumprimento das metas definidas na candidatura, para efeitos de avaliação final.
O relatório de execução deve conter os seguintes elementos:
a) A demonstração da efetiva implementação dos resultados previstos;
b) A quantificação da redução da despesa obtida e a demonstração de que a mesma não resultou de alterações orçamentais em quaisquer rubricas e ou da realização de outros custos ou gastos, diretos ou indiretos;
c) A demonstração da manutenção do elevado desempenho dos serviços;
d) A proposta de discriminação e distribuição dos incentivos, em função das poupanças obtidas, com respeito pelos limites previstos;
e) A indicação do cabimento dos encargos com a atribuição do incentivo financeiro, no caso de este ter sido previsto na candidatura;
f) A declaração sob compromisso de honra do representante da equipa sobre a fiabilidade e integralidade da informação prestada no relatório de execução e documentos anexos;
g) A declaração sob compromisso de honra do dirigente máximo do serviço ou organismo de que a candidatura contribuiu ou não afetou o elevado desempenho dos serviços.

No caso de iniciativas de melhoria de eficiência que produzam efeitos de redução de despesa distribuídos por um horizonte temporal superior a um ano, a avaliação pode, por decisão da equipa proponente, ser fracionada numa base anual, mediante apresentação de relatórios anuais de execução, consecutivos ou interpolados.

A IGF, no prazo de 20 dias úteis após a receção do relatório de execução pela equipa proponente, remete a avaliação final da candidatura aos membros do Governo responsáveis pela área das finanças e da tutela, aos quais compete a atribuição dos incentivos, através de despacho conjunto.

Os membros das equipas cujas iniciativas de melhoria de eficiência deram lugar à atribuição de incentivos participam em cerimónia pública para atribuição de certificado curricular por importante contributo na prossecução do interesse público.

As candidaturas podem ser apresentadas por uma equipa constituída por trabalhadores provenientes de múltiplos órgãos, serviços ou unidades orgânicas, de uma ou mais tutelas, sendo que, os requisitos em matéria de declarações sob compromisso de honra deverão ser os correspondentes às várias entidades envolvidas (número de declarações do dirigente máximo igual ao número de organismos a que cada trabalhador pertence).

Podem existir candidaturas conjuntas de vários Organismos, sendo que cada Organismo deverá apresentar a sua candidatura individual (preenchendo todo o formulário com os dados correspondentes à parte que lhe diz respeito), dando a indicação de que a mesma faz parte integrante de uma ou mais candidaturas, indicando, para tal, no separador “Verificação”, o(s) número(s) da(s) candidatura(s) conjunta(s), clicando, em seguida, no botão “Associar candidatura(s).
Aquando da submissão de todas as candidaturas associadas, e nelas constarem o(s) número(s) da(s) restante(s), o sistema considerará, de forma automática, para efeitos de cálculo global da redução da despesa, o somatório dos valores apresentados em cada uma das candidaturas submetidas.

Para obter esclarecimentos de quaisquer dúvidas, basta preencher o formulário acessível através da opção "Contacte-nos", disponível na página principal do portal do SIEF.